在家工作不可避免地需要尋找與同事溝通的新方法。對于我們大多數人來說，適應新的工作方式需要使用Zoom、微軟團隊或Skype等視頻會議軟件。雖然視頻通話并不是什么新鮮事，但我們對視頻通話的依賴卻是新鮮事，而且這種突然的變化意味著許多人不得不立即適應技術變化，此外，世界各地的社會還面臨著其他生活方式的改變。

在某些情況下，員工立即切換到虛擬會議，會導致注意力分散和不可避免的技術問題導致的干擾降低了參與度。“Zoom疲勞”現象已經被廣泛報道，一個工作日里經常會有接二連三的視頻通話，讓人疲憊不堪，以至于沒有多少時間來做其他事情。

通過遵循以下簡單的指導，確保你能從虛擬會議中獲得最大的收獲，并找出如何將這些想法轉化為適合你的團隊的想法。

1. 生產的指導方針

同樣，公司也有辦公室行為規范，一套簡短的數字溝通指南將有助于在虛擬世界中維護公司文化。這可能涉及提醒人們他們的個人責任-其中一些將在下面概述-或制定使用技術和特殊功能的指導方針。以下幾個方面可以包含在本文檔中，它們都是為了幫助您的虛擬會議盡可能順利和高效地進行。

2. 簡化

遠程工作的團隊應該清楚，大多數技術責任都是個人的，應該這樣處理。會議中突然出現并耗費時間的問題可能包括連接問題、糟糕的視頻或音頻質量或令人分心的背景。個人可以在會議前測試自己的安排，并提前幾分鐘進行準備。

充分利用技術來減少干擾，使用功能，如放大虛擬背景和hello背景。讓你的團隊聚集在同一個虛擬的桌子旁是一種有趣的方式，同時也減少了背景的視覺干擾，增加了團隊的隱私。

3.回到基礎知識

嚴格的議程和會議角色在實際會議中可能不那么重要，特別是在團隊成員彼此了解到可以繼續手頭的任務的情況下。然而，在虛擬會議中，我們所依賴的正常社交線索在面對面時離開了虛擬窗口。

在一個清晰的議程中定義你的目標，并將其作為預讀分發，這將有助于節省會議時間，特別是當人們在不同的團隊之間流動時。這些信息可以保存在電話邀請中，并在會議開始時放入聊天框，方便人們查閱。

分配一個會議椅子是一種簡單的方法，可以幫助你保持虛擬會議的正常進行，并適當地限制花在主題上的時間，以避免事情超出必要的時間。扮演其他角色，如“聊天調解員”，從邊聊中提取任何重要信息或問題(如果在使用)，可能有助于促進對話，讓每個人都參與進來。

4. 增加互動

讓每個人都參與其中在最好的情況下都很困難，在虛擬會議中就更難了。在會議期間與每個人進行核對，詢問他們的想法是確保人們關注的一個簡單方法，但你也可以嘗試探索在正常會議中通常不會出現的額外功能。例如，共享屏幕處理文檔或使用虛擬白板可以幫助人們避免關機。

5. 保持簡短

盡可能將你的虛擬會議時間控制在30-45分鐘，而不是假設每件事都要持續至少一個小時。雖然有時候和同事聊天很愉快，但一天六個電話超過一個小時會讓你筋疲力盡，并降低你的整體工作效率。有了明確的議程和良好的時間管理，大多數會議都可以減半。

無論你的虛擬會議的時間有多長，最后都要以積極和富有成效的方式結束，行動清晰，面帶微笑。